招采管理系统需求说明书

1.1. 管理咨询要求

1.1.1 现状调研

基于集团采购业务，通过资料收集、现场访谈、流程穿行、问卷调研等多种方式，向采购人员、业务人员全面了解采购业务现状、存在问题及改善方向，重点串联和分析实施范围内单位业务，梳理每个业务流程从发起、流转至付款等的整个过程，从流程的成本、效率、满意度和责任角度分析流程目前存在的问题、差异，为后期方案设计提供基础，形成《采购管理平台现状调研计划》、结合行业领先的采购管理理念和流程实践，形成《采购管理平台采购业务及平台对标分析报告》。

1.1.2 组织人力

以集团总部及下属各单位的采购职能及人员现状分析为基础，详细设计未来采购中心的战略定位、组织定位、职能定位，明确采购职能各层级管理组织架构、岗位职责；精简机构，避免集团内各级采购的重复设置；增加企业业务拓展、规模扩张的潜力；充分利用现有采购人员资源，避免人员分配不均；降低采购部门的运营成本；提高高技能人员的利用率，形成《采购管理平台岗位职责设计方案》、《采购管理平台组织人力规划方案》、《采购管理平台模式下采购人员转型方案》。

1.1.3 业务流程

梳理采购业务规则与流程体系，结合集团各产业、各公司流程现状进行全面调研，深入分析论证，提出科学、高效的流程优化方案，提出集中、统一的标准化改进方案，制定平台、规范的采购业务标准化体系，搭建业务流程全景框架，对采购相关流程体系进行分层、分级，梳理形成形成既能满足集团公司管控要求，又符合各单位个性化需求的《采购管理平台业务流程规划方案》、《采购管理平台业务处理流程方案》，最终形成统一可落地的《采购管理平台业务蓝图规划方案》等。

1.1.4 信息平台

根据 IT 平台现状，设计采购管理平台体系，与采购相关各信息平台之间的数据流向和集成关系，规划平台架构、功能模块、数据标准等方面的优化方案，形成《采购管理平台项目建议书》发展规划设计和分析采购管理平台功能，形成《采购管理平台功能说明书》以及《采购管理平台需求落地规划说明书》，并提出《采购管理平台硬件平台配置建议》等。

1.1.5 制度规范

随同平台落地，配合完成《采购管理平台业务相关配套制度及表单》，形成相关信息平台建设在物资采购到付款业务管理标准及关键控制点，初步形成采购到付款一体化的业务规范，并形成《采购管理平台业务表单设计》等。

需基于集团采购管理业务，配合主数据管理组以及业务组梳理采购管理业务相关主数据标准规范，形成《采购管理平台的标准数据体系》。关联梳理主数据包括但不限于：供应商主数据、物料主数据。

2.2. 各项功能模块具体需求

2.2.1 采购品类管理

通过梳理全集团产业内容，将品类进行统一、规范、标准的管理为后期实现全集团集中采购、清单价格库、内部商城管理提供基础。采购品类管理需要实现采购品类信息库、采购品类价格库、清单价格库内容。支持采购管理平台引用主数据平台分类，不再使用采购品类需主数据平台中申请审批。支持采购品类价格设置有效期、支持编制目标成本、编制招标清单、报价分析、查询价格库、维护标准库等等。

2.2.2 采购计划/需求管理

计划/需求管理是集团希望通过梳理各产业、各公司、各项目的采购需求进行统一管理和分配，提高各采购职能工作效率，可支持各产业集团采购人员在采购计划启动时会收到工作待办提醒，支持全程追溯采购计划到需求评估到采购计划的全程信息追溯，支持费用预算控制，后续业务关联采购计划的需要回扣采购计划金额，支持以采购计划剩余金额作为基础逻辑限制后续业务申请金额的发生，支持可在线查询。支持集中采购实现，可将各产业集团同一采购内容进行归纳并生成集中寻源内容，各产业分签合同或集团统一签订合同（包含的相关关联公司），各分公司直接采用采购订单形式执行出具关联说明，通过订单去匹配相关合同。支持固定资产申请单独申报流程等等。

2.2.3 供应商全生命周期管理

通过供应商全生命周期管理实施实现我司对供应商全流程线上跟踪、通过平台信息化的手段，打通内部信息平台与供应商的业务信息交互，采购体系内容供应商信息共享，供应商生命周期闭环，绩效评估闭环等流程，确保各产业供应商管理的规范和标准，故供应商全生命周期管理需要支持所有供应商在线注册、支持供应商资质评审，集团、各产业集团、各公司针对于不同类别供应商自定义不同资质类别、内容和参数设置，支持供应商实地考察认证、供应商供货能力管理、供应商分类管理、供应商调查管理、供应商绩效管理、供应商整改、供应商等级管理、供应商退出管理等最终我司可以根据评估等级细分结果对供应商进行差异化管理并贯彻到业务战略、管理和执行的各环节中。

支持供应商登入门户，可进行相应的工作处理，如：待办事宜（待填写调查表、

待填写资质认证、待反馈质量修改）、已办事宜（待确认订单、待发货、待客户收货等等）、供应商管理（待对账、待开票对账单等）等等

2.2.4 询价管理

询价管理是通过对集团未达到招标金额要求内容产品及服务所采取的一种询价方式，通过在线询价方式保证报价以及寻源过程中的公开及透明，通过询价管理支持多种询价模式（如：阶梯报价、密封报价、非标件寻源等等）、支持在线发布询价单，在线谈判、通过数据爬虫对材料行情进行联通，支持价格预警，通过设置计价模型，大宗原材料价格预警，在线对比历史情况报价实现价格分析等等。

2.2.5 招标采购管理

招标采购管理是通过根据集团权限及采购额度要求，对符合招投标要求采购内容通过线上招投标方式实现。招投标需要在线实施招标各个阶段内容，如支持在线招标立项、全网或门户上发布招标公布、在线建立招标小组、投标候选单位需为通过资格预审单位、支持投标保证金收取、招标文件创建、发标、释疑澄清、回标、在线开标、在线评标、定标等内容。

通过招标采购管理实现风险预警，支持供应商回标，平台支持 IP 重合率分析以

及法人是否重合分析避免串标、围标等现象等。

2.2.6 审计管理

审计管理通过给予审计部门及相关组织在采购相关环节中提供监督及审查职能提供入口，便于集团相关组织（审计或采购监管工作组等）按权限参与各产业集团及公司招标采购及流程节点审批及意见，支持全方位监管，通过多条件过滤查看招标及采购项目执行全周期信息，支持超预警控制等。

2.2.7 订单管理

订单管理用来管理因采购寻源方式或者合同推单、协议直采而生单形成的采购订单，采购订单以平台寻源为基础，有据可循。通过订单管理支持自动配额、供应商在线确认订单及交货期、支持在线及时查询接收执行情况，简化采购人员日常工作，节省流转成本提高工作效率等等。

2.2.8 协同管理

通过协同管理实现询价协同、订单协同、到货协同、财务协同等功能，如：采购订单直接发送至供应商门户，建立生态合作互动平台，采购订单信息明确，送货可追踪；支持收货信息共享通过采购管理平台，支持公司收货信息与供应商、集采中心实时共享；实现线上收货管理；支持数据共享，过程可追溯，收货信息企业与供应商共享，送货时间、数量，收货时间、数量可追溯等等。

2.2.9 质量协同

2.2.10 合同管理

合同管理是为了集团构建统一的合同信息共享管理平台，为各相关岗位进行合同管理提供支撑。实现合同编制发起、审批、变更、谈判、合同签订、合同履约管理、合同结算等等全生命周期的动态管理功能。支持按照不同和业务类型梳理与制定合同模板，标准化合同管理过程，并通过平台生成合同文本；支持合同文本在线预览及编辑，防止文档泄露；支持修改内容进行记录等等

2.2.11 内部交易管理

2.2.12 系统管理

2.2.13 手机端管理

2.2.14 通知及提醒

2.2.15 报表

2.2.16 平台门户

2.2.17 内部商城管理

内部商城管理通过充分利用客户资源、供应商资源自主建立开发的平台，内部商城可通过与各大电商联接，满足集团非生产性物料采购，或通过采购数据积累以及供应商资源积累延伸自营或引进优秀供应商入驻商城进行销售，内部商城支持与各大电商进行品类映射、商品上下架等等。