上周新员工入职，我愣是对着 Word 模板改了 2 小时工牌 —— 复制姓名、调整部门格式、核对入职日期，眼睛酸到流泪不说，打印时还发现 3 个名字写错、2 各部门填混，只能连夜返工！信任不少行政姐妹都有过这种崩溃时刻：重复操作耗时间、手动修改易出错，明明是简单的活儿，却总被折腾得身心俱疲。
直到我用了 Python 批量生成工牌，才发现行政工作居然能这么 “偷懒”！同样 50 人的数据，目前 25 分钟就能搞定，自动填充模板、统一格式，生成的每份工牌文档都精准无误，再也不用对着电脑熬夜。今天把这套 “效率神器” 教程分享给大家，从准备到操作全程小白友善，还有免费模板和代码，看完就能上手！
一、先看对比：手动 2 小时 vs Python25 分钟，差距真不是一般大
之前做 50 人工牌，我的流程是这样的：
1. 打开 Excel，逐个核对员工姓名、部门、入职日期，生怕看错一个字；
2. 打开 Word 模板，复制 1 个名字粘贴，调整字体为微软雅黑 14 号、红色居中，再复制部门信息，改成 12 号蓝色，最后填入职日期，确保格式对齐；
3. 每做完 1 个保存 1 次，50 个下来光复制粘贴就花 1.5 小时，还要花 30 分钟检查，结果还是会出错 —— 有次把 “市场部” 写成 “市部”，打印出来 10 份全作废，又赔耗材又挨骂。
目前用 Python，流程直接简化成 “整理表格→运行代码→拿结果”：
• 提前在 Excel 里填好 50 人信息，不用反复核对；
• 运行代码后，Python 自动读取 Excel 数据，精准替换 Word 模板里的 “【姓名】”“【部门】”“【入职日期】” 占位符，字体、颜色、对齐方式都按预设好的来；
• 25 分钟后，50 份以 “姓名 – 工牌.docx” 命名的文档自动保存到文件夹，打开看每份格式都统一，连入职日期的 “2025-01-10” 格式都不会乱，零错漏！
二、准备工作：3 步搞定，不用懂编程也能上手
许多姐妹一听到 “Python” 就怕，觉得要写复杂代码，实则完全不用！前期准备就 3 步，跟着做就行，我这种编程小白当初 10 分钟就弄好了。
第一步：装 Python3.9，记得勾这个选项
1. 打开 Python 官网（https://www.python.org/），点击右上角 “Downloads”，选 “Windows”，找到 “Python 3.9.x” 版本（x 是具体数字，选最新的 3.9 版本就行）；
2. 下载后双击安装包，必定要勾选 “Add Python 3.9 to PATH”（划重点！没勾这个后续会出问题），然后点 “Install Now”，等进度条走完就安装好了。
（此处提议配图：Python 安装界面勾选 “Add Python 3.9 to PATH” 的截图，标注红框提醒）
第二步：装 3 个工具库，复制命令就行
1. 按 “Win+R” 打开 “运行”，输入 “cmd” 回车，打开命令提示符（黑色窗口）；
2. 复制下面这行命令，粘贴到黑色窗口里，按回车：
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pip install pandas python-docx openpyxl |
1. 等几分钟，看到 “Successfully installed” 就说明装好了。如果提示 “pip 不是内部命令”，就是第一步没勾 “Add Python 3.9 to PATH”，重新装一次勾上就行。
（此处提议配图：命令提示符输入命令后，显示安装成功的截图）
第三步：准备 Word 模板，留 3 个占位符
1. 打开 Word，按公司工牌样式设计模板 —— 可以插公司 logo、加边框，然后在要填信息的地方，分别输入 “【姓名】”“【部门】”“【入职日期】” 作为占位符（列如把 “【姓名】” 放在 logo 下方，“【部门】” 在姓名下面）；
2. 保存模板，记住保存的路径，列如 “D: 行政工作 工牌模板.docx”，后续要用到。
（此处提议配图：Word 模板示例图，标注 “【姓名】”“【部门】”“【入职日期】” 占位符的位置）
三、核心步骤：4 步生成 50 人工牌，复制代码改 3 处就行
准备好后，就进入核心操作了，4 步搞定，重点是代码我已经写好了，你们只要改 3 处信息就行。
第一步：整理员工 Excel 表格
1. 打开 Excel，新建表格，第一行写 “姓名”“部门”“入职日期”，下面逐行填 50 个员工的信息，列如：
| 姓名 | 部门 | 入职日期 |
|——|——–|————|
| 张三 | 技术部 | 2025-01-10 |
| 李四 | 人事部 | 2025-02-15 |
| 王五 | 市场部 | 2025-03-20 |
2. 保存 Excel 文件，列如存为 “D: 行政工作 员工信息.xlsx”，记住这个路径和文件名。
第二步：复制我给的代码
打开 Python 自带的 “IDLE”（安装 Python 后，在开始菜单里能找到，图标是蓝色的 Python 标志），点击 “File→New File”，把下面的代码复制进去：
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import pandas as pd from docx import Document from docx.shared import Pt, RGBColor from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH import os # 1. 改这里：你的员工Excel文件路径和名称 excel_path = “D:行政工作员工信息.xlsx” df = pd.read_excel(excel_path) # 2. 改这里：你的Word模板路径和名称 template_path = “D:行政工作工牌模板.docx” # 3. 改这里：生成的工牌要保存到哪个文件夹 output_folder = “D:行政工作员工工牌” if not os.path.exists(output_folder): os.makedirs(output_folder) # 自动生成工牌的代码（不用改） for index, row in df.iterrows(): doc = Document(template_path) name = str(row[“姓名”]) department = str(row[“部门”]) # 统一入职日期格式为“2025-01-10” hire_date = pd.to_datetime(row[“入职日期”]).strftime(“%Y-%m-%d”) # 替换占位符并设置格式（不用改） for paragraph in doc.paragraphs: if “【姓名】” in paragraph.text: paragraph.text = paragraph.text.replace(“【姓名】”, name) for run in paragraph.runs: run.font.name = “微软雅黑” run.font.size = Pt(14) run.font.color.rgb = RGBColor(255, 0, 0) paragraph.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER if “【部门】” in paragraph.text: paragraph.text = paragraph.text.replace(“【部门】”, department) for run in paragraph.runs: run.font.name = “微软雅黑” run.font.size = Pt(12) run.font.color.rgb = RGBColor(0, 0, 255) paragraph.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER if “【入职日期】” in paragraph.text: paragraph.text = paragraph.text.replace(“【入职日期】”, hire_date) for run in paragraph.runs: run.font.name = “微软雅黑” run.font.size = Pt(10) run.font.color.rgb = RGBColor(0, 0, 0) paragraph.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER # 保存工牌文档 output_path = os.path.join(output_folder, f”{name}-工牌.docx”) doc.save(output_path) print(f”{name}的工牌已生成：{output_path}”) print(“所有工牌生成完成！”) |
第三步：改 3 处关键信息（重点！）
在代码里找到标了 “1. 改这里”“2. 改这里”“3. 改这里” 的地方，把路径换成你自己的：
1. 把 “excel_path” 后面的路径，改成你保存 Excel 文件的路径，列如 “D: 行政工作 员工信息.xlsx”；
2. 把 “template_path” 后面的路径，改成你 Word 模板的路径，列如 “D: 行政工作 工牌模板.docx”；
3. 把 “output_folder” 后面的路径，改成你想保存工牌的文件夹，列如 “D: 行政工作 员工工牌”（没有这个文件夹也没关系，代码会自动创建）。
（此处提议配图：IDLE 里代码的截图，用红框标出要修改的 3 处路径）
第四步：运行代码，等 25 分钟拿结果
点击 IDLE 菜单栏的 “Run→Run Module”，或者按 F5 键，代码就开始运行了。黑色的控制台会显示 “张三的工牌已生成”“李四的工牌已生成”，等出现 “所有工牌生成完成！”，就说明 50 份工牌都弄好了，打开你设置的 “员工工牌” 文件夹，就能看到每份以姓名命名的工牌文档，直接打印就行！
四、避坑指南：4 个常见问题，我踩过的坑你别踩
我刚开始用的时候，也遇到过几个问题，后来摸索出了解决方法，目前整理出来，你们跟着避坑就行。
坑 1：占位符识别不到，代码跑了没反应
我第一次用的时候，把模板里的占位符写成了 “{姓名}”，结果代码没识别到，后来才发现是占位符和代码里的不一样。解决方法：模板里的占位符必须是 “【姓名】”“【部门】”“【入职日期】”，和代码里的完全一致，不能多空格、不能改符号（列如用 “[姓名]” 就不行）。
坑 2：生成的工牌格式错乱，字体不对
之前有次生成的工牌，姓名字体变成了宋体，后来发现是模板里的 “【姓名】” 被分成了 2 个 “run”（Word 里的文本片段）。解决方法：在模板里重新输入占位符，输入时不要中途换字体、不要复制粘贴，一次性输完 “【姓名】”，确保占位符是一个完整的文本片段。
坑 3：入职日期格式乱，有的是 “2025/1/10” 有的是 “2025-01-10”
我之前 Excel 里的日期格式不统一，导致生成的工牌日期乱七八糟。解决方法：不用手动改 Excel，代码里已经加了 “统一日期格式” 的功能（就是 “hire_date = pd.to_datetime (…)” 那行），不管 Excel 里是啥格式，生成后都会变成 “2025-01-10” 的统一格式。
坑 4：提示 “文件保存失败”，找不到文件夹
有次我把输出路径写成了 “D: 行政工作 员工工牌 ”（多了个斜杠），结果代码报错。解决方法：路径里不要加末尾的斜杠，直接写 “D: 行政工作 员工工牌”，而且路径里不要有特殊符号（列如 “*”“？”），文件夹名称也别太长。
五、福利免费领：2 款工牌模板 + Excel 模板 + 完整代码
为了让大家少走弯路，我把自己用的 2 款工牌模板（一款简约款、一款带公司 logo 款）、员工信息 Excel 模板，还有刚才的完整代码，都整理好了，免费送给行政姐妹们。
领取方式超简单：评论区回复 “行政 Python”，直接获取百度云链接和提取码，不用关注、不用私信，复制链接就能下载，手机电脑都能领！
六、互动时间：你还想批量生成什么文件？
用 Python 批量处理文件真的太香了！除了工牌，我还用来批量生成会议通知、入职邀请函，之前要 1 小时的活儿，目前 10 分钟就搞定。行政姐妹们，你们工作中还常常做哪些重复的文件？是合同、还是培训手册？评论区留言告知我，下次我专门写教程，教大家用 Python 批量搞定！#行政效率神器#Python 办公技巧#行政人员必备技能#职场高效#拒绝无效加班#批量处理办公文件#行政工作小妙招#职场技能提升#办公软件技巧
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